Intranet voor (motor)sportverenigingen

Inleiding

Alle clubs hebben tegenwoordig een website. Die is echter bedoeld voor extern gerichte communicatie. Voor de clubadministratie wordt zeer waarschijnlijk gebruik gemaakt van pc en software toepassingen. Ook ligt het voor de hand dat daarbij internet nog geen grote rol speelt.

De meeste clubs zijn aangewezen op vrijwilligers. Mensen die het ‘erbij doen’ naast een baan of als gepensioneerde. Baan en/of gezinssituatie nemen een belangrijk deel van de vrije tijd in beslag. Het ‘werk’ voor de club komt daar nog eens bovenop. Daar komt best veel bij kijken:

Er moeten

  • wedstrijden georganiseerd,
  • werkploegen samengesteld,
  • vlagploegen samengesteld,
  • draaiboeken geschreven,
  • uitslagen uitgerekend,
  • verslagen geschreven,
  • nieuwsberichten gepubliceerd,
  • administraties bijgehouden

worden.

De clubadministratie

Veelal gebeuren al deze handelingen door 1 of 2 personen, de secretaris en penningmeester van de club. Als zij er om wat voor reden dan ook niet zijn dan staat alles even stil want de informatie staat op de pc van die mensen. Soms gebeurt er een ongelukje en crasht er een pc, hele administratie weg, niet ondenkbeeldig want zoals zoveel mensen maken ook secretarissen en penningmeesters niet elke dag een backup. Kortom, de informatie is niet altijd en overal voor iedereen beschikbaar.

Tegenwoordig heeft bijna iedereen internet. Niet alleen thuis (pc) maar ook op het werk (pc) en onderweg (tablet of telefoon). Daarmee is informatie direct onder handbereik. Heel veel informatie, behalve de administratie van de club.

Zou het niet mooi zijn als ook de informatie van alle hierboven genoemde punten via internet beschikbaar zouden zijn? Niet openbaar natuurlijk maar op een besloten site waar je alleen bij kunt als je een loginnaam en wachtwoord hebt. Waarvan de informatie automatisch wordt gebackupt. Waarvan de beheerder zelf bepaalt wie er bij de informatie kan en wie niet. Een site waarop je met meerdere personen aan dezelfde informatie kan werken zonder dat die heen en weer gemaild hoeft te worden?

Zo’n oplossing bestaat er. De meeste bedrijven gebruiken zo’n oplossing en dan heet het “een intranet”. Een intranet is een besloten bedrijfsinternet dat meestal op een server binnen dat bedrijf staat en dat wordt beheerd door de IT afdeling. Voor een vereniging is dat geen optie, er is geen server en zeker geen IT afdeling om de boel te beheren.

Toch kan het! En wel door gebruik te maken van een intranet op een server bij een internetprovider. Als club huur je dan voor een gering bedrag diskruimte op die server. Genoeg ruimte om daar al je administratieve informatie in op te kunnen slaan. Met genoeg gebruikerslicenties om daar met je gehele clubbestuur aan de administratie te kunnen werken. Voor het backuppen van de informatie zorgt de provider. De intranetsite heeft een prullenbak zoals Windows. Mocht er per ongeluk iets worden verwijderd dan kan de beheerder dat met een paar muiskliks herstellen.

Een praktijkvoorbeeld:

Een club maakt gebruik van een eigen intranet site om daar haar ledenadministratie in bij te houden.
Er is een lijst aangelegd waarin zowel actuele ledeninformatie als ook historie wordt bewaard. In aparte overzichten wordt bijgehouden welke leden er in de verschillende werkploegen zitten, welke leden er in de verschillende vlaggroepen zitten, wie er op welke datum wedstrijd een werk- of vlagbeurt heeft uitgevoerd, wie er een startbewijs heeft en wie een trainingsbewijs, bij welke bond de actieve leden rijden, met welk rijnummer en wat hun transpondernummer is.

De secretaris voegt nieuwe leden die zich via de site online aanmelden als lid toe aan de besloten ledenadministratie. Hij heeft mappen voor adressen en telefoonnummers, voor emailadressen en contactpersonen.

De penningmeester houdt bij hoeveel en wanneer de contributie betaald is. Hij kan ook zijn complete kasboek er in bijhouden! Van alle gegevensblad overzichten kunnen de kolommen automatisch opgeteld worden, makkelijk voor de kascontrole aan het eind van het jaar. De penningmeester heeft mappen voor kas, bank, baanonderhoud, catering, huur etc.

De PR medewerkster schrijft haar artikelen op de site en bouwt daarmee een archief van alle persuitingen op. Veel zaken kunnen hergebruikt worden omdat ze netjes geordend beschikbaar zijn. Zij heeft daar mappen voor krantenartikelen, uitnodigingen, flyers + posters, contactpersonen etc.

De intranetsite wordt behalve voor de besloten administratie ook gebruikt voor het administreren van deelnemers aan wedstrijden (indien van toepassing). Voor bondswedstrijden hoeft dat niet maar bij bijzondere evenementen hanteert deze club online inschrijfformulieren waar rijders zich kunnen aanmelden voor deze evenementen. Uit de database die zo wordt opgebouwd kunnen eenvoudig deelnemerslijsten gegenereerd worden die dan weer op de website van de club gepubliceerd kunnen worden.
Eigen leden kunnen zich via een online formulier op de intranetsite ook vrijwillig aanmelden voor vlagbeurten op andere wedstrijden dan waarvoor zij ingedeeld zijn. Wijzigingen in de persoonlijke situatie van de leden (adreswijzigingen, telefoonnummers etc) kunnen ook via het intranet doorgegeven worden aan de club.

Nieuwe aanpak

Het is even wennen voor alle betrokkenen maar voor de jeugdige leden is het werken met een website bijna 2e natuur geworden. De bestuurders van de club hebben iets langer nodig maar zij zijn allemaal blij met de moderne werkwijze, het scheelt hen veel ongemak en uiteindelijk kost het werken er mee hen minder tijd dan op de oude manier.

Het resultaat is dat op 1 centrale plek alle informatie bij elkaar komt. Geen heen en weer mailen van gegevens, geen kans op zoek raken of werken met een niet actuele versie van de informatie.

Kan iedereen omgaan met zo´n intranet? Moet je daar niet heel veel technische kennis voor hebben? Het antwoord is nee! Als je overweg kunt met een internet browser en gewend bent om met Microsoft programma’s als Word en Excel te werken dan is een intranet niet moeilijk te gebruiken.

Wat heeft een club nodig om met een intranet te gaan werken? Allereerst iemand die zich thuis voelt in de internetomgeving, iemand die het beheer van het intranet op zich wil nemen. Dat kan de secretaris of de penningmeester zijn maar in ieder geval moet het iemand zijn die in staat is, in samenspraak met secretaris en penningmeester, de voor de specifieke clubsituatie noodzakelijke structuur op te kunnen bouwen. Deze persoon is dan de beheerder van het intranet.

Geinterresseerd? Klik hier om meer informatie aan te vragen.